第一章 总  则

第一条 为了加强学院财务管理工作，完善报销程序及规定，提高预算执行的有效性，更好地为学院教学工作服务，根据国家有关财务法律法规的规定和中北大学信息商务学院财务管理制度（试行），结合我院的实际情况特制定本办法。

第二条 本办法根据相关的财经制度，针对学院教育教学及行政管理运行经费的实际情况，分别对财务报销的审批审核要求、报销流程以及各项具体费用的报销制度做出规定。

第三条 本办法适用于本院全体员工。

第二章 报账经办人员身份的要求

第四条 报账经办人员为学院在职职工。

第五条 各部门报账经办人员应当相对固定，报账经办人员基本信息资料需在财务处备案。

第六条 报账经办人员条件及职责。

     1、应掌握学院财务报销流程、要求和审批权限等规定。

   2、应具备良好的职业道德和工作责任心，爱岗敬业。

   3、有义务向部门负责人传达财务政策。

   4、预审并按事项分类规范粘贴原始票据。

   5、持经相关人员签字确认的报销审批单据办理报销业务。

   6、应及时、足额将报销款项解付给相关人员。

第三章 报销票据的具体要求

第七条 原始票据的管理要求

   1、 真实合法

从行政机关、事业单位或其他非营利性组织取得的收款收据，必须带有财政部门或其他机构的收据监制章，并加盖收款单位的财务专用章或发票专用章，方为合法有效；从公司、企业或其他营利性组织取得的发票，必须是税务部门监制和在税务机关规定的发票使用期限内，并加盖收款单位的财务专用章或发票专用章，方为合法有效。

    2、内容齐全

发票项目如客户名称（必须为中北大学信息商务学院）、开票日期、经济业务内容、数量、单价、金额、开票人、收款人等一律填写齐全，发票大小写、锯齿金额必须一致，书写规范，不得有涂改、挖补等现象；发票金额有错误的，须由原单位重新开具；代开票必须以供货单位名称代开，不接受以个人名义代开的发票。不得出现连号长途车票等不合规票据。原则上不得使用复印件或其他证明材料代替原始票据作为报销凭据。

第八条 以下票据，会计人员不予受理。

   1、凭证要素填开不全的票据。

   2、涂改后未加盖单位财务专用章或发票专用章的票据。

   3、隔一个会计年度以上未报销的票据。

   4、毁损严重，主要要素无法辨认的票据。

   5、伪造和国家明令作废的票据。

   6、漏盖财务专用章或发票专用章的票据。

   7、大小写金额不符的票据。

   8、发票类型与发生的经济内容不符的票据。

   9、超过使用期限或已注销的票据。

   10、发票业务内容超出出票单位经营范围的票据。

   11、国家明文禁止用公款购买的烟、高档酒水和礼品的票据。

   12、长途连号车票及其他不符合规定的票据，如各种形式的白条等。

第四章 财务报销审批要求

第九条 所有报销审批遵循“谁主管、谁签字、谁负责”的原则。

第十条 学院院长主管学院行政及教学业务经费的运行管理，书记主管党务及学生业务经费的运行管理，学院实行报账一支笔制度，所有票据严禁他人代签。

第十一条 报账部门应按要求填制各类报账单据，注明所报内容、经费项目名称等信息，经费单位负责人在审批时，需在原始凭证上签批同意报销的票据张数和金额。

第十二条 现金结算审批规定：各类现金发放一律执行上卡制度，单张票据金额在1000元以上报销现金必须经院长或书记同意并签署“准报现金”方可报账。

第五章 财务报销流程

第十三条 各部门办理报销手续时，需经领导签批后，携带报账所需的全部凭证，方可报账，有借款者，应先冲抵原借款。

第十四条 票据粘贴整理要求如下：

    报销事项必须按规定取得合法原始凭证，所有原始票据必须按要求分类、分项目粘贴在中北大学信息商务学院票据粘贴单上，标明每份粘贴单上票据的数量、金额、受款单位的账户名称、开户行、账号，注明支出项目及金额。按支出类别和支付方式填制整理单、差旅费报销单等，注明摘要、日期、金额、附件张数、经办人等项目，加盖报账部门公章，购买实物的需填制验收单，部门负责人、经办人、验收人（经办人与验收人不得为同一人）签字，加盖报账部门公章。购买固定资产按相关要求办理。

第十五条 其他要求

   1、购买多种物品的，必须由收款单位填开清单并加盖发票专用章。有合同且合同规定明确的，可以不开清单，但需要在票据中注明“见xxx合同”字样。

   2、为提高效率，5000元以上的单张发票，须有报销经办人登录国税或地税发票查询系统查询发票真伪，持打印的查询结果（打印内容必须包括相关的国税或地税名称）方可报账。

   3、报销日常办公经费的票据时限原则上应在一个季度之内。

   4、原则上不得用复印件或其他证明材料代替原始票据作为报销凭据。

   5、当年取得的报销凭据（以报销凭据记载日期为准），原则上当年报销，当年12月份取得的报销凭据，可延长至次年3月31日，超过期限的票据视为作废票据，不予报销。

第六章  借款业务报销规定

第十六条 借款票据要求

   1、借款时必须填写中北大学信息商务学院一式三联借款单。借款单必须填写借款的日期、事项用途、金额、经手人等，不得涂改，经单位负责人审批后方可办理。转账结算必须注明收款单位名称、账号、开户银行。

   2、借款人必须为本院正式职工。

   3、本着“旧款不还，新款不借”的原则，各类借款须在三个月之内报账或归还。

   4、现金借款（个人银行卡）必须经签批人签署“准借现金”字样后方可借款。

第七章 采购物品的报销规定

第十七条 一般设备1000元以上，专用设备1500元以上，使用期限在一年以上、并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产；单位价值虽未达到规定标准，但耐用时间在一年以上的大批同类物资，应作为固定资产管理。固定资产需要在资产管理处办理相关手续（与供货方签订合同的须提供合同）后方可报账，财务处以合同或协议规定的支付日期、受款单位信息以及支付金额等信息为准进行核报。

第十八条 凡在商场、超市购买物品，必须提供具有具体物品名称、单价、数量的明细发票，

因购买办公用品、耗材等需合并开具的票据，即发票内容上出现“办公用品”、“文具”、“耗材”、“文艺用品”等笼统字样的，需要提供由开票单位出具的加盖财务专用章或发票专用章的与发票金额相符的物品明细清单或超市、商场的原始机打购物小票。按要求填写物品验收单，经部门负责人、经办人、验收人（经办人与验收人不得为同一人）签字后方可报账。

    具体规定参照中北大学信息商务学院资产管理文件

第八章 劳务费、补助等发放规定

第十九条 各类奖酬金、劳务费和学生奖助学金的发放，直接支付到个人银行卡里。发放劳务费、补助需要提供发放标准，填写中北大学信息商务学院劳务补助领用表，加盖部门公章，填写卡号、真实的手机号、身份证号、领取人签名等，如外聘专家讲学确实无法提供卡号的，必须提供专家的工作单位、身份证号等个人信息及在我院讲座或评审的证明材料，遵循“谁代办谁负责”的原则。报账时需同时提供劳务补助费电子稿。

加班费规定参照《中北大学信息商务学院教职工考勤办法及奖惩制度（修订）》（ 院人{2014}2号）；劳务补助费规定参照“关于印发《中北大学信息商务学院专家咨询费发放标准（试行）》的通知”（院人{2015}15号）。

劳务补助费等发放由财务处统一按个人所得税法规定代扣个人所得税。

第九章 差旅费报销规定

第二十条 差旅费的有关管理贯彻执行山西省《省直机关差旅费管理办法》及《中北大学信息商务学院差旅费管理办法（试行）》。结合学院实际，规定如下：

   1、出差必须按规定报经学院领导批准，对未经批准出差以及超范围、超标准开支的费用不予报销；出差人员出差结束后应当及时办理报销手续。差旅费报销时应当提供机票、车票、住宿费发票等凭证。

   2、差旅费报销应遵循“一事一单”的原则，往返车票及住宿费等的时间必须吻合一致，一张报销单填写多次出差内容、票据粘贴混乱而不能分清往返路线的，不予办理，与出差无关的费用不得报销。

   3、参加会议或培训、进修报销差旅费，应提供会议通知、培训通知等。在途期间的住宿费、伙食补助费按照差旅费规定报销。

   4、城市间交通费按乘坐交通工具的等级凭据报销，订票费、经批准发生的签转或退票费、交通意外保险费凭据报销；出差人员乘飞机或火车软卧需要事先取得学院领导批准方可乘坐。

国内飞机票的报销，必须同时附经过安检的登机牌。否则不予报销；所有国（境）外取得的航空行程单必须同时附有登机牌方可报销。

   5、住宿费在标准限额之内凭发票据实报销。出差人员只有单程票据、往返票据不全的，由经办人说明情况并签字，再由分管院领导批准后，加盖本部门公章，随出差地的住宿费发票一起即可报销伙食补助和交通补助（丢失的票据不报）；实际发生住宿而无住宿票的，如果是住在自己家里的，或到边远地区出差无法取得住宿费发票的，同上述办法处理；外出参加会议、出差由对方接待而无住宿费发票需要由主办方提供书面证明或在会议通知中注明，同上述办法处理。

   6、自驾车出差、调研的，按照到达任务目的地、往返公里数和里程耗油标准数计算，凭票据报销加油费。报销时必须附上完整的高速过路费往返单据（能够形成完整回路）、期间的加油费票据和目的地住宿费票据。能确认往返行程的，需要提供从出发地到目的地的往返公里数证明及实际的往返加油票据，可以计算伙食补助费和交通补助费。不能确认忘返行程的，不计算伙食补助费和交通补助费。

     7、省内出差伙食补助费按规定标准报销。省外出差伙食补助费按出差目的地的标准报销。在途期间的伙食补助按当天最后到达目的地的标准报销。

   8、未按规定开支差旅费的，超支部分由个人自理。

   9、不需差旅费补助的，不用填写外出差旅费报销单，凭车票直接报销即可。

第十章 公务接待费报销规定

第二十一条 公务接待费的有关管理贯彻执行有关规定，结合学院实际情况，规定如下：

   1、迎新及军训教官招待费需附餐饮供应合同或协议、就餐明细表并加盖单位公章及发票。

   2、日常公务接待费报销需填制接待清单并提供发票。

    具体规定参照中北大学信息商务学院公务接待办法

第十一章 培训费报销规定

第二十二条 培训费的有关管理结合学院实际情况，规定如下：

   1、培训费报销需要提供相关培训通知、培训机构出具的原始明细单据等，组织培训应提供参训人员签到表、讲课费签收单等。

   2、赴外地参加培训的，城市间交通费按《中北大学信息商务学院差旅费管理办法（试行）》报销管理的规定执行。

 第十二章 会议费的报销规定

第二十三条 会议费的有关管理结合学院实际情况，规定如下：

   1、会议费报销时应当提供会议通知、会议承办单位提供的费用原始明细发票等票据。

   2、院内举办或承办会议，须提交会议通知、会议预算、会议纪要（注明会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准及清单等）、实际参会人员签到表、支付凭证方可报销。

第十三章 其他规定

第二十四条 学生实习费报销须持教务处实习费用预算表、实习学生名单、与实习单位签订的实习协议、接收实习单位开具的正式发票，如遇特殊情况无法开具正式发票的，必须出具开具接收实习单位的收据并附相关证明说明理由，由部门负责人核实并经院长签字后方可报销。

第二十五条 所有租车业务必须同时附有双方事先签订的有效完整的租车合同和协议。

第二十六条 已报账须查询凭证者，须由财务人员协助查询，未经允许，不得私自翻阅凭证。

第十四章 附则

第二十七条 本办法自发布之日起执行，解释权归财务处。